采購、購買或者外購就是從外部的供方獲取產(chǎn)品和(或)服務(wù)。專家預(yù)測，到2000年，信息技術(shù)領(lǐng)域采購產(chǎn)品和服務(wù)的金額將超過1000億美元。企業(yè)為降低成本、把精力放在核心業(yè)務(wù)上、獲取技能和技術(shù)、提供靈活性以及增加責(zé)任性而進(jìn)行采購。信息技術(shù)的專業(yè)人員應(yīng)理解項目采購管理，這一點已經(jīng)變得越來越重要了。

　　項目采購管理過程包括采購計劃編制、詢價計劃編制、詢價、供方選擇、合同管理以及合同收尾。采購計劃編制就是決定采購什么、使用何種類型的合同、以及如何在工作說明書中描述工作。自制—外購決策分析可以幫助組織確定，它是否能通過采購產(chǎn)品或服務(wù)來節(jié)省成本。采購計劃編制涉及許多法律、組織和財務(wù)方面的問題，因此項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)向企業(yè)內(nèi)和企業(yè)外的專家咨詢，來幫助進(jìn)行采購計劃編制。

　　合同的基本類型有固定總價合同、成本補償合同和單價合同。固定總價合同涉及的是詳細(xì)定義的產(chǎn)品的固定總價，買方承擔(dān)的風(fēng)險最小。成本補償合同規(guī)定，買方按實際發(fā)生的直接和間接成本向賣方支付合同金額，這種合同買方要承擔(dān)一定的風(fēng)險。單價合同規(guī)定，買方向賣方按預(yù)定的單位價格進(jìn)行支付，根據(jù)具體合同的內(nèi)容，買方承擔(dān)不同程度的風(fēng)險。決定一項具體的采購采用何種類型的合同是非常重要的。所有的合同都應(yīng)當(dāng)包括一些具體條款，來明確該項目的特殊內(nèi)容以及合同終止的條件。

　　工作說明書非常詳細(xì)地描述了采購所要完成的工作，以便讓潛在的供應(yīng)商可以決定，他們是否能提供所需的產(chǎn)品和服務(wù)，適當(dāng)?shù)膬r格是多少。

　　詢價計劃編制包括編寫一些諸如建議邀請書一類的采購文件，并建立供方選擇的評價標(biāo)準(zhǔn)。詢價過程包括采購文件的最終形成、廣告、召開供應(yīng)商會議以及接收建議書或標(biāo)書。

　　供方選擇就是評價潛在賣家并與其進(jìn)行合同談判的過程。在評價供應(yīng)商時，組織應(yīng)使用正式的建議書評價表。在評價過程中，賦予技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重不應(yīng)大于賦予管理和成本標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重。

　　合同管理包括合同的最終形成與簽署、監(jiān)督合同的執(zhí)行、合同的修改。項目經(jīng)理和關(guān)鍵的項目組成員應(yīng)當(dāng)參與合同的起草和管理。項目經(jīng)理必須留意那些他們沒有理解合同而可能造成的法律問題。在處理外部合同時，項目經(jīng)理和團(tuán)隊?wèi)?yīng)當(dāng)使用細(xì)致的變更控制程序，尤其要注意解釋性的變更命令。

　　合同收尾包括產(chǎn)品審核、管理收尾，輸出包括合同文件、正式驗收和收尾。采購審計明確采購過程中應(yīng)該吸取的經(jīng)驗教訓(xùn)。